1-Suministre una respuesta completa: Lea bien lo que le solicitan y ofrézcales soluciones o indicaciones a lo que deben de realizar.

2-Ser honesto: Si usted no puede ayudar al cliente porque su producto o servicio no aplica a la necesidad del cliente, indique la razón por la que no puede ayudarle y si es posible preséntele alternativas.

3-Si al dar respuesta debe de remitirlo a otra persona, procure tener usted el control de correo y envié un (CC). Si ocupa enviar el mismo correo a un número grande de personas, hágalo mediante el (BCC), de esta manera quedarán ocultas las direcciones de correo a los que usted remitió el mensaje.

4-Procure al contestar el correo del cliente siempre incluir el mensaje original, que se mantenga el historial de la conversación que ha estado teniendo con el cliente, esto por facilidad para el cliente, de que recuerde todo lo que escribió.

5-Siempre verifique la ortografía de sus correos.

6-NUNCA contestar con letras mayúsculas. El contestar todo un correo con mayúsculas es interpretado como una conversación GRITADA!

7-Siempre procure contestar de manera cortes, profesional y amigable, ya que según como usted escriba a si lo pueden interpretar los clientes.