¿Sabía usted, que por medio de su voz las personas pueden darse cuenta de su estado de ánimo.Las personas se pueden percatar de que usted esta haciendo mala cara, o tiene una sonrisa….y se puede perder un posible cliente?
Posiblemente alguna vez le ha pasado, que llama a una persona o “x” lugar representantes de una empresa y le contestan como urgidos como si estuvieran tan ocupados que no tienen tiempo para usted y ya hasta usted se apura en hacer la consulta, O, le ha sucedido que llama y le contestan de tal modo que usted ya hasta la cara se imagina…

Bueno, son muchos los aspectos que debemos tener en cuenta cuando se trata de contestar el teléfono, máxime si es en representación de una empresa, aquí van algunos detalles que nunca debemos de olvidar:

1- Antes de contestar trate de tranquilizarce, aclare su garganta y concéntrese.

2- Reciba al cliente con un saludo (”Buenos Días”, “Buenas Tardes”), diga el nombre de la empresa, su nombre y la frase “¿En que podemos servirle?”

3- Procure contestar cuando ya tenga su teléfono en la posición correcta, para que las personas logren escuchar bien lo que usted les dice.

4- Hable de manera clara y no diga las cosas muy rápido, ya que podría ser que no le entiendan lo que dijo. Un ejemplo claro de cuando pasa esto es:

Llama “x” persona y usted dice: Buenas tardes Ferreteria Max y la persona le pregunta, esa es la agencia de viajes….ahí es muy probable que, o usted no tenía bien colocado el teléfono cuando comenzó a hablar, o habló demasiado rápido.

5- Siempre muestre un tono de voz seguro, cuando habla e inclusive cuando le preguntan algo, esto da seguridad al cliente y buena impresión.
6-  Siempre sea gentil con la persona que esta al otro lado del teléfono, eso es esencial  en el servicio al cliente.

7- Nunca deje a la persona esperando por largo rato, siempre mantengalo al tanto de lo que esta pasando, ya que la persona puede creer que lo dejaron como se dice vulgarmente, “plantado”.

8- Cuando el cliente llame, escuche primero toda la consulta del cliente y posteriormente lo pasa, es de muy mala educación no dejar a la persona terminar de decir lo que quería.

Un ejemplo muy dado es este:

Usted llama a un banco por ejemplo, y le dicen todo el saludo, y usted no ha empezado a decir lo que necesita cuando ya le dicen, eso es con contabilidad le paso, de nuevo inicia a decir lo que necesita y lo interrumpen diciendole, eso es con tesorería, y así, hasta terminar sin respuesta porque nadie se tomó la delicadeza de escuchar que era exactamente lo que usted necesitaba.

Nada da más gusto que llamar a un lugar donde la persona tiene un tono de voz amigable y siempre le traten con importancia, tenga por seguro que su empresa dio una muy buena impresión.